Gute Prozesse unterliegen dem Prozessmanagement

Blog Prozessmanagement und Organisationsentwicklung

In vielen Unternehmen und Organisationen sind Prozesse ein wichtiger Bestandteil des Tagesgeschäfts. Prozesse sind in der Regel definiert und dokumentiert, um sicherzustellen, dass Aufgaben effizient und effektiv erledigt werden.

Allerdings ist die blosse Existenz von Prozessen allein nicht ausreichend, um den Erfolg eines Unternehmens zu gewährleisten. Stattdessen ist ein effektives Prozessmanagement erforderlich, um sicherzustellen, dass Prozesse tatsächlich gut sind und kontinuierlich verbessert werden.

In diesem Blogbeitrag wollen wir klären was Prozessmanagement ist und wieso dies für ein Unternehmen so wichtig ist. Dazu gehört natürlich auch, dass wir uns betrachten, was denn einen guten Prozess ausmacht.

Prozessmanagement und Organisationsentwicklung

Was ist gutes Prozessmanagement?

Prozessmanagement umfasst alle Aktivitäten, die dazu dienen, Prozesse zu definieren, zu dokumentieren, zu implementieren, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Es ist ein systematischer Ansatz zur Verwaltung von Prozessen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und kontinuierlich optimiert werden. Prozessmanagement bezieht sich also auf die Verwaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen, um die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens zu verbessern. Gute Prozesse unterliegen also dem Prozessmanagement, da deren Inhalt dadurch gesteuert und laufend verbessert wird.

Was ist Prozessmanagement : Prozessverständnis

Um gute Prozesse durch Prozessmanagement erreichen zu können benötigt man zunächst ein tiefes Verständnis dieser Prozesse und deren Zusammenhänge. Nur so kann man die Prozesse effektiv managen und optimieren. Dazu gehören auch Daten und Kennzahlen, die den Prozess und seine Auswirkungen quantifizieren. Ohne diese Informationen ist es schwierig zu beurteilen, wie effektiv ein Prozess ist und wo Verbesserungen erforderlich oder überhaupt möglich sind.

Was ist Prozessmanagement : Unterstützung durch geeignete Tools

Analysewerkzeuge wie Flowcharts, Prozessmodellierungstools und Workflow-Management-Systeme sind ebenfalls unerlässlich, um Prozesse effektiv zu analysieren und zu optimieren. Werkzeuge die ein gutes QM-Tool heute bieten kann helfen dabei, den Prozess zu visualisieren und Engpässe, Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Was ist Prozessmanagement : Einbezug und Engagement der Mitarbeitenden

Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Einbezug der Mitarbeitenden. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter in den Prozess einbezogen werden, da sie diejenigen sind, die den Prozess ausführen. Wesentlich dabei ist, ihre Rückmeldungen zu berücksichtigen, sie über die Prozesse zu informieren und sicherzustellen, dass sie die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen haben, um ihre Aufgaben effektiv auszuführen. So entsteht ein Mitarbeiterengagement von dem das ganze Unternehmen profitieren kann.

Was ist Prozessmanagement : kontinuierliche, fortlaufende Verbesserung

Schließlich erfordert und fördert Prozessmanagement kontinuierliche Verbesserung. Es ist ein fortlaufender Prozess, der eine kontinuierliche Überwachung, Bewertung und Verbesserung der Prozesse erfordert, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens und der Kunden entsprechen.

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Warum ist Prozessmanagement wichtig?

Prozessmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass Prozesse effektiv und effizient sind. Effektive Prozesse stellen sicher, dass die Ziele des Unternehmens erreicht werden, während effiziente Prozesse sicherstellen, dass Ressourcen optimal genutzt werden. Gutes Prozessmanagement umfasst alle Aktivitäten, die dazu dienen, Prozesse zu definieren, zu dokumentieren, zu implementieren, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Es sollte eigentlich ein wichtiger Bestandteil des Tagesgeschäfts eines Unternehmens sein, da es sicherstellt, dass Prozesse effektiv und effizient sind. Wie dies funktionieren kann, zeigen wir Dir in unserem Blogbeitrag zum vertieften Blick in das Prozessmanagement

Warum ist Prozessmanagement wichtig : effektive Prozesse stellen sicher dass Ziele erreicht werden

Effektive Prozesse sind in der Lage, klare und messbare Ergebnisse zu erzielen und sicherzustellen, dass die Ziele des Unternehmens erreicht werden. Ein effektives Prozessmanagement sorgt dafür, dass diese Prozesse definiert und dokumentiert sind, so dass jeder im Unternehmen weiß, was zu tun ist, um diese Ziele zu erreichen.

Warum ist Prozessmanagement wichtig : effiziente Prozesse optimieren Ressourcen

Effiziente Prozesse sorgen dafür, dass Ressourcen optimal genutzt werden. Durch ein effektives Prozessmanagement können Unternehmen sicherstellen, dass Prozesse so gestaltet werden, dass sie unnötige Schritte und Verschwendungen vermeiden. Dies kann dazu beitragen, Ressourcen zu sparen und die Effizienz des Unternehmens zu steigern.

Warum ist Prozessmanagement wichtig : es verbessert die Qualität

Prozessmanagement kann zur Verbesserung der Qualität beitragen. Wenn Prozesse gut definiert sind und effektiv durchgeführt werden, können Fehler minimiert und die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen verbessert werden. Ein gutes Prozessmanagement kann dazu beitragen, dass Kunden zufriedener sind und das Unternehmen eine bessere Reputation aufbaut.

Warum ist Prozessmanagement wichtig : kontinuierliche, forltaufende Verbesserung steigert die Effektivität

Prozessmanagement kann letztlich auch zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen beitragen. Durch die Identifizierung von Schwachstellen und die Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen können Prozesse ständig optimiert werden.

Wie werden gute Prozesse definiert?

Gute Prozesse sind unerlässlich für den Erfolg eines Unternehmens. Gute Prozesse stellen sicher, dass Ziele erreicht und Ressourcen optimal genutzt werden, dass die Qualität verbessert wird. Dies wird insbesondere erreicht durch eine kontinuierliche und fortlaufende Verbesserung des Prozesses selbst.

Wie werden gute Prozesse definiert: Was sind Prozesse?

Zunächst einmal sollten wir aber klären, was Prozesse eigentlich sind. Ein Prozess ist eine Abfolge von Aktivitäten oder Schritten, die ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Prozesse können in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens stattfinden, wie z.B. im Verkauf, in der Produktion oder in der Kundenbetreuung.

Wie werden gute Prozesse definiert: Definition von Prozessen

Um Prozesse zu definieren, ist es wichtig, den Prozess erstens zu verstehen und zweitens zu beschreiben. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist durch die Erstellung von Prozess- oder Flussdiagrammen. Ein Flussdiagramm zeigt den Ablauf eines Prozesses und kann helfen, Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden können oder gar müssen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung einer Prozessbeschreibung die detailliert beschreibt, was in einem Prozess passiert und wer dafür verantwortlich ist. Eine Prozessbeschreibung sollte alle Schritte im Prozess, die beteiligten Personen für jeden Schritt enthalten.

Wichtig bei der Definition eines Prozesses, ungesehen welche der beiden Formen zur Dokumentation gewählt wird, ist, dass der Prozess beschreibt was zu tun ist und nicht wie dies zu erfolgen hat.

Wie werden gute Prozesse definiert: Kriterien für gute Prozesse

Gute Prozesse sollten bestimmte Kriterien erfüllen. Sie sollten effizient und effektiv sein, d.h. sie sollten Zeit und Ressourcen sparen und sie sollten das gewünschte Ergebnis erzielen. Gute Prozesse sollten klar und verständlich sein da alle beteiligten Personen verstehen müssen, was zu tun ist. Dabei ist es zudem entscheidend, dass ein guter Prozess genügend Flexibilität lässt um auf die jeweilige Situation eines «Spezialfalles» eingehen zu können.

All diese Punkte können erst erfüllt werden, wenn die Anwender, respektive die Mitarbeitenden des Unternehmens jederzeit auf die entsprechende Prozessdokumentation zugreifen können um sich zu versichern, dass sie sich an den Prozess halten, oder um nachzulesen wie denn nun der nächste Schritt aussieht.

Wie werden gute Prozesse definiert: Verbesserung von Prozessen

Auch wenn ein Prozess gut definiert ist, wird es immer noch Bereiche geben, in denen er verbessert werden kann. Eine Möglichkeit, Prozesse zu verbessern, ist die Durchführung von Prozessanalysen. Hierbei werden Prozesse untersucht, um Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen vorzuschlagen. Dies kann durch Interviews mit Mitarbeitern oder durch Beobachtungen am Arbeitsplatz erfolgen. Wer nach der ISO 9001 «Managementsysteme zum Qualitätsmanagement» arbeitet, dem wird hier sicherlich das Stichwort internes Audit in den Sinn kommen.

Gerne vermitteln wir Dir mehr Wissen zum Prozessmanagement

Mit unserer langjährigen Erfahrung in den Bereichen Prozessmanagement, Organisationsentwicklung und Managementsystemen vermitteln wir unseren Kunden das nötige Know-how. Dies bedeutet für uns, Organisation und Struktur in ein Unternehmen zu bringen und damit Voraussetzungen zu schaffen, die es dem Unternehmen erlauben, auch in unserer späteren Abwesenheit Ziele zu erreichen und erfolgreich zu sein.

Für unsere Kunden wollen wir mit unserer Arbeit Vorbild sein und vorleben, was wir vermitteln!

In gemeinsamer Arbeit begleiten wir unsere Kunden führend, fördernd und fordernd auf dem Weg zum Ziel. Dies erreichen wir durch individuelle, zielorientierte, pragmatische und nachhaltige Zusammenarbeit. Für uns steht nicht die möglichst rasche Implementierung eines Managementsystems nach ISO-Norm XY im Vordergrund: Was für uns zählt, ist eine langfristige und nachhaltige Wirkung unserer Arbeit in Deinem Unternehmen.

Für uns zählen nebst dem Projekterfolg vor allem auch Werte wie Menschlichkeit, Hilfsbereitschaft, Ehrlichkeit und Respekt. Wer sein Gegenüber als Mensch sehen kann, der kann im Team zusammenarbeiten.

Arbeit am Managementsystem ist Teamarbeit!

Werden wir – geschätzter Leser – auch zu einem Team?

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Digitalisierung bezieht sich auf den Prozess, bei dem analoge Daten, Informationen, Arbeitsschritte, Abläufe oder ganze Prozesse in digitale Formate umgewandelt werden. In diesem Blogbeitrag wollen wir das Thema Digitalisierung eines Managementsystems etwas genauer betrahten. Kann dies das Wundermittel sein oder braucht es mehr?

Gründe für die Ditigalisierung

Einer der wichtigsten Gründe, wieso Unternehmen den Wunsch nach Digitalisierung ihres Managementsystems äussern, ist wohl die Steigerung der Effizienz und der Produktivität desselben. Es ist unbestritten, Automatisierung und digitale Technologien können dazu beitragen Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Es gibt aber auch noch weitere Gründe, warum ein Managementsystem digitalisiert werden sollte, darunter:

Verbesserung der Datenqualität: Durch die Verwendung digitaler Systeme kann die Qualität der Daten verbessert werden, da diese Systeme in der Regel genauer und zuverlässiger sind als manuell erfasste Daten.
Verbesserung der Entscheidungsfindung: Durch die Digitalisierung können Daten schneller und einfacher erfasst, analysiert und interpretiert werden, was zu einer verbesserten Entscheidungsfindung führt.
Verbesserung der Transparenz: Durch die Digitalisierung können Informationen in Echtzeit bereitgestellt werden, was zu einer besseren Transparenz und einem besseren Verständnis der Abläufe innerhalb des Managementsystems führt.
Steigerung der Sicherheit: Digitale Systeme können auch zu einer Steigerung der Sicherheit beitragen, indem sie – falls diesem Aspekt Sorge getragen wird – die Integrität und Vertraulichkeit von Daten und Informationen schützen.
Erfüllung von Compliance-Anforderungen: Digitale Systeme können dazu beitragen, die Compliance-Anforderungen einzuhalten und den Nachweis der Einhaltung von Standards und Vorschriften zu erleichtern.

Ziele und Anforderungen

Wenn Du ein Managementsystem digitalisieren möchtest, gibt es wichtige Dinge, auf die Du bereits zu Beginn der Arbeit achten solltest. Ganz zu beginn solltest Du klare Ziele und Anforderungen definieren. Fragen die sich hier unter Anderem stellen sind:

Was möchtest Du mit dem System erreichen?
Welche Ziele verfolgen die Arbeiten zur Digitalsierung?
Welche Funktionen müssen vorhanden sein?
Welche Funktionen dürfen sein?
Ziemlich sicher soll die Prozesslandschaft und die darin enthaltenen Prozessflüsse abgebildet werden können. Sollen die damit verbundenen Dokumente auch aufgenommen werden oder sollen diese bleiben wie sie sind?
Sollen die so aufgenommenen Prozessflüsse nur der Dokumentation für die Mitarbeitenden dienen oder aber gleich auch noch der QM-Software selbst als «Steuerungszentrale» für andere Komponenten der Software? Z.B. Könnte ein Prozess zur Dokumentenlenkung ja gleich auch das Freigabeverfahren der Dokumentenbibliothek steuern.
Wie wirst Du die Mitarbeitenden in den Change-Prozess mit einbinden? Wie wirst Du sie Schulen?
Welche Sicherheitsanforderungen bestehen?
Wie kann im digitalisierten Managementystem schlussendlich die kontinuierliche Verbesserung, respektive der KVP realisiert werden?

Weiter solltest Du Dir schon jetzt zu Beginn der Arbeiten Gedanken dazu machen, wie Du das geeignete Tool zur Digitalisierung auswählen wirst und damit sicherstellst, dass letzlich die Ziele erreicht werden können.

Analyse der aktuellen Prozesse

Bevor ein Managementsystem digitalisiert wird, sollten die aktuellen Prozesse detailliert analysiert werden, um festzustellen wo Verbesserungen und Automatisierungen überhaupt möglich und sinnvoll sind. Basierend auf diesen Prozessanalysen sollten diejenigen Prozesse identifiziert werden, die durch die Digitalisierung am meisten profitieren können und die am besten geeigneten Kandidaten sind.

Versuche also in den vorhandenen Geschäftsprozessen, aber auch in den Management- und den Unterstützungsprozessen herauszufinden wo Schwachstellen und Engpässe liegen und wie diese Prozesse durch Digitalisierung verbessert werden können.

Oft bietet es sich an, die Digitalisierung eines Managementsystems schrittweise und Themenorientiert anzugehen. Solche Themenfelder können z.B. sein:

Audit
Risikomanagement
KVP
Identifikation und Lenkung
Nachvollziehbarkeit
Rückverfolgbarkeit
Ziele, Programme und Massnahmen
…

Äussere Einflüsse bei der Digitalisierung eines Managementsystems

Wenn das zu digitalisierende Managementsystem zertifiziert ist, musst Du sicherstellen, dass das System weiterhin den Anforderungen der relevanten Standards und Normen entspricht. Stelle sicher, dass das digitalisierte System alle Anforderungen abdeckt und dass alle notwendigen Verfahren und Dokumente entweder mit digitalisiert werden oder in sonstiger Art und Weise verfügbar bleiben. Je nach Anforderungen muss vielleicht sogar nachvollziehbar dokumentiert sein, was wann wie überführt worden ist.

Das Digitalisieren eines ganzen Managementsystems kann viel Zeit in Anspruch nehmen, in welcher das System auditierbar bleiben muss. Meist empfiehlt es sich, im Rahmen der Überlegungen auch mit den Auditoren zusammen zu sitzen und das Vorhaben aus ihrer Sicht zu beleuchten.

Informationssicherheit und Datenschutz

Bei der Digitalisierung von Managementsystemen ist es wichtig, die Informationssicherheit und den Datenschutz zu berücksichtigen. Es sollte aus heutiger Sicht ausreichend sichergestellt sein, dass alle gespeicherten Daten – ob nun personenbezogen oder nicht – im Managementsystem vor unbefugtem Zugriff und vor unbeabsichtigter Veränderung geschützt sind. Dies kann bei der folgenden Auswahl des QM-Tools nur dann ausreichend berücksichtigt werden, wenn geklärt wurde welche Anforderungen an die Informationssicherheit gestellt werden.

Datenmigration

Wenn Du bereits ein Managementsystem hast und dieses nun digitalisieren möchtest, so muss geklärt werden, ob die vorhandenen Daten migriert werden sollen oder nicht. Falls eine Migration erfolgen soll, so muss sichergestellt sein, dass alle erforderlichen Daten korrekt vorliegen und später dann auch in die neue Umgebung übertragen werden können.

Auswahl einer geeigneten Software

Sind die bisher besprochenen Punkte geklärt so solltest Du Dir noch ein paar grundlegende Gedanken zur Software selbst machen. Nebst finanziellen Vorstellungen zur Anschaffung ist es angebracht folgende Punkte zu klären:

Soll sich die zu beschaffende QM-Software in die vorhandene Infrastruktur integrieren lassen?
Soll es eine SAAS-Lösung oder eine lokale Installation sein?
Bestehen Schnittstellen zu anderen Systemen die vorhanden sein müssen?
Muss die QM-Software Mandantenfähig sein?
Wie wichtig ist ein zeitnaher Support?
Müssen Zertifikate vom Hersteller / Betreiber vorhanden sein?
Wie intuitiv soll die QM-Software sein?
Muss eine Mehrsprachigkeit vorhanden sein?

Da es QM-Software heute wie Sand am Meer in unterschiedlichsten Ausprägungen, Detaillierungsgraden und zu unterschiedlichsten Kosten gibt, solltest Du Dir ganz klare grundlegende Bedingungen definieren, welche Du beim ersten Betrachten eines Produktes prüfst. Damit die Auswahl nicht zu einer unendlichen Geschichte wird ist es wichtig, dass wenn diese Grundanforderungen nicht erfüllt sind zur Betrachtung des nächsten Produkts gewechselt wird. Verliere dabei nicht die zuvor analysierten Rahmenbedingungen und Anforderungen aus den Augen.

Kann Digitalisierung das Wundermittel sein?

Die Digitalisierung ein nützliches Instrument sein, um Probleme im Managementsystem zu lösen. Allerdings ist es wichtig zu verstehen, dass die Digitalisierung nicht das alleinige Wundermittel für alle Probleme im Unternehmen, respektive im Managementsystem darstellt.

Wie wir gesehn haben kann die digitale Technologie dazu beitragen, Prozesse zu automatisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Kommunikation zu erleichtern. Ein digitales Managementsystem kann eine einheitliche und zentralisierte Plattform bieten, auf der alle relevanten Informationen, Dokumente und Prozesse gespeichert sind. Dadurch können Mitarbeiter schnell und einfach auf benötigte Informationen zugreifen und Entscheidungen treffen. Um dies alles nutzen und um schlussendlich auch einen Nutzen daraus ziehen zu können müssen viele Punkte und Fragestellungen berücksichtigt werden, die sich bei der «klassischen» Umsetzung eines Managementsystems nicht stellen, berücksichtigt werden. Die hierzu nötigen Aufwände können in sich selbst bereits den Nutzen übersteigen.

Es ist also wichtig zu beachten, dass Digitalisierung allein nicht ausreicht, um Probleme im Managementsystem zu lösen. Es bedarf weiterhin einer klaren Strategie und einem sinnvollen Einsatz von Technologie, um echte Verbesserungen zu erzielen. Auch während und nach der Digitalisierung eines Managementsystems bleibt es die Aufgabe des Unternehmens die Prozesse zu definieren und umzusetzen.