Die 5 wichtigen Schritte zur Zertifizierung

Eine ISO-Zertifizierung ist eine international anerkannte Auszeichnung für Unternehmen. Sie bestätigt externen Interessierten, dass Dein Unternehmen seine Prozesse und Abläufe auf einem hohen Standard hält. Eine ISO Zertifizierung kann von Vorteil sein, da sie das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern erhöht. Die wichtigsten Schritte die Du angehen musst um ein ISO Zertifikat zu erreichen, das zeigen wir Dir in diesem Blogbeitrag.

Dein Weg zur ISO-Zertifizierung: Welche ISO Normen können zertifiziert werden

Es gibt viele verschiedene Arten von ISO-Zertifizierungen, die sich auf unterschiedliche Themen und Bereiche in einem Unternehmen konzentrieren:

• Qualitätsmanagement ISO 9001,
• Umweltmanagement ISO 14001,
• Informationssicherheit ISO 27001,
• Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz ISO 45001,
• Energiemanagement ISO 50001.

Um hier nur die reinen Branchenunabhängigen ISO-Normen zu nennen. Es bestehen in Anlehnung an diese ISO Normen noch viele weitere, teils branchenspezifische Ausführungen (z.B. ISO 13485 im Bereich der Medizinaltechnik oder der IT-Grundschutz im Bereich der ISO 27001). Jede dieser oben genannten Normen kann für sich – oder in Kombination mit einer beliebigen Anzahl anderer Normen ein einem Managementsystemen umgesetzt und zertifiziert werden.

Meist gibt es zu diesen genannten Normen eine entsprechende Norm mit einer runden «tausender-Nummer». Also z.B. ISO 9000. Hierbei handelt es sich um die in das Thema einleitenden Norm, welche die wichtigsten Begriffe klärt. Zertifiziert werden kann jeweils nur nach der entsprechenden «…und einer Norm» da diese (z.B. ISO 9001) die entsprechenden Anforderungen enthält.

Dein Weg zur ISO-Zertifizierung : Vorteile einer Zertifizierung und der wahre Nutzen

Die effektive Zertifizierung eines Managementsystems liegt darin, dass eine neutrale, unabhängige Stelle bestätigt, dass die Normanforderungen erfüllt sind.

Die Zertifizierung bestätigt aussenstehenden, dass die Normanforderungen erfüllt sind.

Der eigentliche Nutzen und die Vorteile einer Zertifizierung liegt in der Pflicht gründlich in der Umsetzung der Norm zu sein. Sich intensiv mit den einzelnen Anforderungen auseinander zu setzen und sich mit dem eigenen Unternehmen zu beschäftigen. Nicht selten hören wir gegen Ende eines Umsetzungsprojektes: «Das hat unserer Organisation richtig gutgetan! Wir haben so manches unnützes entdeckt, was sich einfach so eingespielt hatte…»

Oberstes Ziel der ISO 9001 für QM-Systeme ist es, dass die anwendende Organisation in die Lage versetzt wird, beständig Produkte und Dienstleistungen zu liefern, die den Anforderungen der Kunden, Gesetzgeber und Behörden entsprechen. Dabei sollen nicht nur Chancen eröffnet und Risiken reduziert werden, sondern auch stetig die Kundenzufriedenheit verbessert werden.

Dein Weg zur ISO-Zertifizierung : Wie sieht der Weg aus?

Die wesentlichen Schritte zur ISO Zertifizierung sind:

ISO Zertifizierung Schritt 1: Aufnahme der Ausgangssituation / Assessment

In Schritt 1 der ISO-Zertifizierung, der Aufnahme der Ausgangssituation bzw. dem Assessment, liegt der Fokus darauf, eine umfassende Analyse des aktuellen Zustands des Unternehmens durchzuführen. Dieser Schritt ist entscheidend, um die Grundlage für die Implementierung eines effektiven Managementsystems zu legen. hierbei ist es wichtig, die relevanten Prozesse, Strukturen und Ressourcen zu identifizieren und zu bewerten. Durch die genaue Erfassung der Ausgangssituation erhältst du nicht nur Einblicke in bestehende Stärken und Schwächen, sondern legst auch den Grundstein für zielgerichtete Massnahmen zur Optimierung. In diesem Stadium ist eine enge Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens entscheidend, um ein umfassendes Bild zu zeichnen und die Basis für die nächsten Schritte in Richtung ISO-Zertifizierung zu schaffen.

ISO Zertifizierung Schritt 2: Implementierung

Im zweiten Schritt zur ISO-Zertifizierung, der Implementierung, liegt der Fokus darauf, die identifizierten Massnahmen aus dem vorangegangenen Assessment in die Praxis umzusetzen. Als erfahrener Unternehmensberater und Coach für Managementsysteme spielen wir  hier eine entscheidende Rolle bei der Strukturierung und Organisation dieses Prozesses. Dabei ist es unsere Aufgabe als Berater, sicherzustellen dass die Arbeiten zur Vorbereitung auf die ISO-Zertifzierung Deines  Unternehmens die definierten Standards und Anforderungen der ISO-Normen erfüllt. Dies umfasst nicht nur die Implementierung neuer Verfahren, sondern auch die Schulung der Mitarbeiter, um ein Verständnis für die Veränderungen zu schaffen und ihre aktive Beteiligung zu fördern. Dieser Schritt legt den Grundstein für eine erfolgreiche ISO Zertifizierung und die kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens.

ISO Zertifizierung Schritt 3: Anmeldung zur Zertifizierung

Im dritten Schritt der ISO-Zertifizierung erfolgt die Anmeldung zur Zertifizierung. Gerne können wir Dich dabei unterstützen und so dazu beitragen, dass der Anmeldeprozess reibungslos verläuft. Wir haben bei verschienden Zeritifizierungstellen unsere Kontakte und wissen wie dieser «Hase läuft».

ISO Zertifizierung Schritt 4: Übergang in den operativen Betrieb, internes Audit, Management Review und kontinuierliche Verbesserung

Im vierten Schritt der Vorbereitung zur  ISO-Zertifizierung erfolgt der Übergang in den operativen Betrieb des Managementsystems, begleitet von essentiellen Aufgaben wie internen Audits, dem Managementreview und dem Bestreben nach kontinuierlicher Verbesserung

Die Durchführung von internen Audits stellt sicher, dass alle Elemente des Managementsystems überprüft werden. Hierbei identifizierst Du nicht nur mögliche Non-Konformitäten, sondern auch Chancen zur Optimierung. Gerne helfen wir Dir bei diesen internen Audits. Denn so kannst Du sicher stellen, dass Dein neu geschaffenes Managemetnsystem konform zur ISO-Norm ist.

Das Managementreview soll es dem Management ermöglichen, die Leistung des Managementsystems zu bewerten. Gemeinsam werden die Ergebnisse der internen Audits bewertet, diskutierst wie das System weiter verbessert werden kann. Wesentlich im Managementreview ist zudem auch, dass verifiziert wird, ob die Ziele zum Managementsystem erreicht wurden. Der Fokus sollte auf den strategischen Entscheidungen liegen, um die Effektivität des Managementsystems zu maximieren.

Die Förderung der kontinuierlichen Verbesserung ist ein zentrales Anliegen in dieser Phase. Dies unterstützt das Unternehmen dabei, eine Kultur der Innovation und Prozessoptimierung zu etablieren.

ISO Zertifizierung Schritt 5: externes Audit und Zertifizierung

Im fünften und abschließenden Schritt zur ISO-Zertifizierung steht das externe Audit und die offizielle Zertifizierung an. Diese erfolgt unter der Führung des externen Auditoren, der während einer vorgegebenen Zeitdauer sich Dein Managementsystem ansieht, sich dessen Umsetzung im täglichen Leben betrachtet und letztlich dann festhält, ob Dein Managementsystem konform zur entsprechenden ISO-Norm ist oder ob noch Abweichungen nachgebessert werden müssen.

Gerne vermitteln wir Dir mehr Wissen zur ISO-Zertifizierung

Mit unserer langjährigen Erfahrung in den Bereichen Prozessmanagement, Organisationsentwicklung und Managementsystemen  vermitteln wir unseren Kunden das nötige Know-how. Dies bedeutet für uns, Organisation und Struktur in ein Unternehmen zu bringen und damit Voraussetzungen zu schaffen, die es dem Unternehmen erlauben, auch in unserer späteren Abwesenheit Ziele zu erreichen und erfolgreich zu sein.