Eine ISO-Zertifizierung ist eine international anerkannte Auszeichnung für Unternehmen. Sie bestätigt externen Interessierten, dass Dein Unternehmen seine Prozesse und Abläufe auf einem hohen Standard hält. Eine ISO Zertifizierung kann von Vorteil sein, da sie das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern erhöht. Die wichtigsten Schritte die Du angehen musst um ein ISO Zertifikat zu erreichen, das zeigen wir Dir in diesem Blogbeitrag.

Dein Weg zur ISO-Zertifizierung: Welche ISO Normen können zertifiziert werden

Es gibt viele verschiedene Arten von ISO-Zertifizierungen, die sich auf unterschiedliche Themen und Bereiche in einem Unternehmen konzentrieren:

• Qualitätsmanagement ISO 9001,
• Umweltmanagement ISO 14001,
• Informationssicherheit ISO 27001,
• Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz ISO 45001,
• Energiemanagement ISO 50001.

Um hier nur die reinen Branchenunabhängigen ISO-Normen zu nennen. Es bestehen in Anlehnung an diese ISO Normen noch viele weitere, teils branchenspezifische Ausführungen (z.B. ISO 13485 im Bereich der Medizinaltechnik oder der IT-Grundschutz im Bereich der ISO 27001). Jede dieser oben genannten Normen kann für sich – oder in Kombination mit einer beliebigen Anzahl anderer Normen ein einem Managementsystemen umgesetzt und zertifiziert werden.

Meist gibt es zu diesen genannten Normen eine entsprechende Norm mit einer runden «tausender-Nummer». Also z.B. ISO 9000. Hierbei handelt es sich um die in das Thema einleitenden Norm, welche die wichtigsten Begriffe klärt. Zertifiziert werden kann jeweils nur nach der entsprechenden «…und einer Norm» da diese (z.B. ISO 9001) die entsprechenden Anforderungen enthält.

Dein Weg zur ISO-Zertifizierung : Vorteile einer Zertifizierung und der wahre Nutzen

Die effektive Zertifizierung eines Managementsystems liegt darin, dass eine neutrale, unabhängige Stelle bestätigt, dass die Normanforderungen erfüllt sind.

Die Zertifizierung bestätigt aussenstehenden, dass die Normanforderungen erfüllt sind.

Der eigentliche Nutzen und die Vorteile einer Zertifizierung liegt in der Pflicht gründlich in der Umsetzung der Norm zu sein. Sich intensiv mit den einzelnen Anforderungen auseinander zu setzen und sich mit dem eigenen Unternehmen zu beschäftigen. Nicht selten hören wir gegen Ende eines Umsetzungsprojektes: «Das hat unserer Organisation richtig gutgetan! Wir haben so manches unnützes entdeckt, was sich einfach so eingespielt hatte…»

Oberstes Ziel der ISO 9001 für QM-Systeme ist es, dass die anwendende Organisation in die Lage versetzt wird, beständig Produkte und Dienstleistungen zu liefern, die den Anforderungen der Kunden, Gesetzgeber und Behörden entsprechen. Dabei sollen nicht nur Chancen eröffnet und Risiken reduziert werden, sondern auch stetig die Kundenzufriedenheit verbessert werden.

Dein Weg zur ISO-Zertifizierung : Wie sieht der Weg aus?

Die wesentlichen Schritte zur ISO Zertifizierung sind:

ISO Zertifizierung Schritt 1: Aufnahme der Ausgangssituation / Assessment

In Schritt 1 der ISO-Zertifizierung, der Aufnahme der Ausgangssituation bzw. dem Assessment, liegt der Fokus darauf, eine umfassende Analyse des aktuellen Zustands des Unternehmens durchzuführen. Dieser Schritt ist entscheidend, um die Grundlage für die Implementierung eines effektiven Managementsystems zu legen. hierbei ist es wichtig, die relevanten Prozesse, Strukturen und Ressourcen zu identifizieren und zu bewerten. Durch die genaue Erfassung der Ausgangssituation erhältst du nicht nur Einblicke in bestehende Stärken und Schwächen, sondern legst auch den Grundstein für zielgerichtete Massnahmen zur Optimierung. In diesem Stadium ist eine enge Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens entscheidend, um ein umfassendes Bild zu zeichnen und die Basis für die nächsten Schritte in Richtung ISO-Zertifizierung zu schaffen.

ISO Zertifizierung Schritt 2: Implementierung

Im zweiten Schritt zur ISO-Zertifizierung, der Implementierung, liegt der Fokus darauf, die identifizierten Massnahmen aus dem vorangegangenen Assessment in die Praxis umzusetzen. Als erfahrener Unternehmensberater und Coach für Managementsysteme spielen wir  hier eine entscheidende Rolle bei der Strukturierung und Organisation dieses Prozesses. Dabei ist es unsere Aufgabe als Berater, sicherzustellen dass die Arbeiten zur Vorbereitung auf die ISO-Zertifzierung Deines  Unternehmens die definierten Standards und Anforderungen der ISO-Normen erfüllt. Dies umfasst nicht nur die Implementierung neuer Verfahren, sondern auch die Schulung der Mitarbeiter, um ein Verständnis für die Veränderungen zu schaffen und ihre aktive Beteiligung zu fördern. Dieser Schritt legt den Grundstein für eine erfolgreiche ISO Zertifizierung und die kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens.

ISO Zertifizierung Schritt 3: Anmeldung zur Zertifizierung

Im dritten Schritt der ISO-Zertifizierung erfolgt die Anmeldung zur Zertifizierung. Gerne können wir Dich dabei unterstützen und so dazu beitragen, dass der Anmeldeprozess reibungslos verläuft. Wir haben bei verschienden Zeritifizierungstellen unsere Kontakte und wissen wie dieser «Hase läuft».

ISO Zertifizierung Schritt 4: Übergang in den operativen Betrieb, internes Audit, Management Review und kontinuierliche Verbesserung

Im vierten Schritt der Vorbereitung zur  ISO-Zertifizierung erfolgt der Übergang in den operativen Betrieb des Managementsystems, begleitet von essentiellen Aufgaben wie internen Audits, dem Managementreview und dem Bestreben nach kontinuierlicher Verbesserung

Die Durchführung von internen Audits stellt sicher, dass alle Elemente des Managementsystems überprüft werden. Hierbei identifizierst Du nicht nur mögliche Non-Konformitäten, sondern auch Chancen zur Optimierung. Gerne helfen wir Dir bei diesen internen Audits. Denn so kannst Du sicher stellen, dass Dein neu geschaffenes Managemetnsystem konform zur ISO-Norm ist.

Das Managementreview soll es dem Management ermöglichen, die Leistung des Managementsystems zu bewerten. Gemeinsam werden die Ergebnisse der internen Audits bewertet, diskutierst wie das System weiter verbessert werden kann. Wesentlich im Managementreview ist zudem auch, dass verifiziert wird, ob die Ziele zum Managementsystem erreicht wurden. Der Fokus sollte auf den strategischen Entscheidungen liegen, um die Effektivität des Managementsystems zu maximieren.

Die Förderung der kontinuierlichen Verbesserung ist ein zentrales Anliegen in dieser Phase. Dies unterstützt das Unternehmen dabei, eine Kultur der Innovation und Prozessoptimierung zu etablieren.

ISO Zertifizierung Schritt 5: externes Audit und Zertifizierung

Im fünften und abschließenden Schritt zur ISO-Zertifizierung steht das externe Audit und die offizielle Zertifizierung an. Diese erfolgt unter der Führung des externen Auditoren, der während einer vorgegebenen Zeitdauer sich Dein Managementsystem ansieht, sich dessen Umsetzung im täglichen Leben betrachtet und letztlich dann festhält, ob Dein Managementsystem konform zur entsprechenden ISO-Norm ist oder ob noch Abweichungen nachgebessert werden müssen.

Gerne vermitteln wir Dir mehr Wissen zur ISO-Zertifizierung

Mit unserer langjährigen Erfahrung in den Bereichen Prozessmanagement, Organisationsentwicklung und Managementsystemen  vermitteln wir unseren Kunden das nötige Know-how. Dies bedeutet für uns, Organisation und Struktur in ein Unternehmen zu bringen und damit Voraussetzungen zu schaffen, die es dem Unternehmen erlauben, auch in unserer späteren Abwesenheit Ziele zu erreichen und erfolgreich zu sein.

Wie es heute ist

Mit der Digitalisierung der Arbeitswelt brach ein neues Zeitalter an: das papierlose Büro!
Die anfängliche Euphorie war und ist nach wie vor gross, denn Dateien müssen nun nur noch in digitaler Form auf den Unternehmensservern abgelegt werden. Doch wie so oft, tauchen mit der Lösung neue Herausforderungen auf. Festplatten und Server werden wortwörtlich von Dokumenten überflutet und versinken in der Dateien-Flut. Auch die Nutzung der Suchfunktion im Dateiexplorer schafft leider keine nennenswerte Erleichterung, denn der Aufwand in den unzähligen Files das Gesuchte zu finden, steht nach wie vor zu gross.

Jetzt fragst du dich sicher, was es denn für Alternativen gibt: In der heutigen Zeit der Digitalisierung muss das doch eleganter, effizienter, besser und mit deutlich mehr Mehrwert funktionieren!

Die Lösung: QM- Software für Dein Managementsystem

Heute unterstützen innovative und moderne Management-Tools Unternehmen, ein Managementsystem zu etablieren und anschliessend mit relativ geringem Aufwand zu verwalten und aktuell zu halten.

Wenn Du Deine Management-Prozesse optimieren und digitalisieren möchtest, so setze auf alle Fälle auf ein modernes Tool. Wichtig ist, darauf zu achten, dass es zu Deinem Unternehmen passt und die Funktionen all Deine Bedürfnisse decken. Es sollte den Betriebsalltag erleichtern und unterstützen, Ordnung in die Prozesslandschaft bringen und bereits kurze Zeit nach der Einführung einen spürbaren, echten Mehrwert bieten.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Prozessoptimierung und -Harmonisierung
• Vereinheitlichung von Abläufen
• Vermeidung von Redundanzen
• Reduktion der Ressourcenbelastung
• Reduktion der Kosten
• Steigerung der Akzeptanz

Also, worauf wartest du noch? Lass uns gemeinsam durchstarten und das Projekt Integriertes Managementsystem in die Hand nehmen! Wir trennen Dein Vorhaben, Dein Anliegen in einfache Schritte und Arbeitspakete auf und ebnen Dir den Weg zu Deinen ganz persönlichen Zielen und Ergebnissen.

Gerne unterstützen wir Dich und Dein Unternehmen mit Rat und Tat auf dem Weg zu einem erfolgreichen und integrierten Managementsystem: Von der Planung bis zur Einführung!

«Mehrwert steckt in jedem Managementsystem. Es braucht nur das Tool und den richtigen Ansatz zur Migration dazu.» Zitat: Mark Schilt, Senior Consultant easysteps consulting.

Die HLS bedeutet mehr Kompatibilität der ISO Normen durch einheitliche Begriffe und Bezeichnungen

Mit der Einführung dieser Gliederung fand auch weitestgehend eine Vereinheitlichung der Begriffe und Definitionen statt. Nach unserer Meinung führt dies nicht nur zu einem besseren Verständnis, sondern auch zu einer deutlichen Steigerung der Kompatibilität unter den entsprechenden Normen. Dies wiederum erlaubt die unterschiedlichen Managementsysteme zu einem einzigen integrierten Managementsystem zusammenzulegen.

Mehrere eigenständige Managementsysteme aufgrund der HLS der ISO Normen nun einfach zusammenlegen?

Dies sollte aber auch nach der Einführung der vereinheitlichten Struktur und Begrifflichkeiten weder voreilig noch ungeplant stattfinden.

Die Chancen einer Integration liegen auf der Hand: Prozessoptimierung und Vereinheitlichung von Abläufen führen zu einer Vermeidung von Redundanzen und somit zu einer Reduktion der Ressourcenbelastung. Die entsprechenden Risiken dürfen aber nicht ausser Acht gelassen werden.

Wo führt das Vereinheitlichen und Zusammenlegen durch die HLS der ISO Normen hin?

Das allfällige Vereinheitlichen und Zusammenlegen von Prozessen führt dazu, dass an anderer Stelle die Komplexität, und somit die Anforderung an die jeweilige Ressource steigt. Falls nötig muss an den jeweiligen Orten durch entsprechende Massnahmen eingegriffen werden und allenfalls der Eine oder andere Prozess neu geschaffen werden. Trotz allem: die Chancen, die sich aus der HLS in Bezug auf ein integriertes Managementsystem ergeben, sollten wahrgenommen werden. Letzten Endes rechnet sich ein integriertes und harmonisiertes Managementsystem auf jeden Fall!

Hast Du evaluiert wo sich aufgrund der HLS in Ihrem Managementsystem Potential zur Optimierung zeigt? Kannst Du Verbesserungsmassnahmen zur Integration identifizieren und kennst Du die sich daraus ergebenden Risiken?

Wie sieht sie denn aus die High Level Struktur HLS  der ISO Normen?

Folgende grundlegende Gliederung haben die Normen dabei erhalten:

0. Einleitung
1. Anwendungsbereich
2. Normative Verweise
3. Begriffe
4. Kontext der Organisation
5. Führung
6. Planung
7. Unterstützung
8. Betrieb
9. Bewertung der Leistung
10. Verbesserung