Digitalisierung eines Managementsystem

Gründe für die Ditigalisierung

Einer der wichtigsten Gründe, wieso Unternehmen den Wunsch nach Digitalisierung ihres Managementsystems äussern, ist wohl die Steigerung der Effizienz und der Produktivität desselben. Es ist unbestritten, Automatisierung und digitale Technologien können dazu beitragen Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Es gibt aber auch noch weitere Gründe, warum ein Managementsystem digitalisiert werden sollte, darunter:

• Verbesserung der Datenqualität: Durch die Verwendung digitaler Systeme kann die Qualität der Daten verbessert werden, da diese Systeme in der Regel genauer und zuverlässiger sind als manuell erfasste Daten.

• Verbesserung der Entscheidungsfindung: Durch die Digitalisierung können Daten schneller und einfacher erfasst, analysiert und interpretiert werden, was zu einer verbesserten Entscheidungsfindung führt.

• Verbesserung der Transparenz: Durch die Digitalisierung können Informationen in Echtzeit bereitgestellt werden, was zu einer besseren Transparenz und einem besseren Verständnis der Abläufe innerhalb des Managementsystems führt.

• Steigerung der Sicherheit: Digitale Systeme können auch zu einer Steigerung der Sicherheit beitragen, indem sie – falls diesem Aspekt Sorge getragen wird – die Integrität und Vertraulichkeit von Daten und Informationen schützen.

• Erfüllung von Compliance-Anforderungen: Digitale Systeme können dazu beitragen, die Compliance-Anforderungen einzuhalten und den Nachweis der Einhaltung von Standards und Vorschriften zu erleichtern.

Ziele und Anforderungen

Wenn Du ein Managementsystem digitalisieren möchtest, gibt es wichtige Dinge, auf die Du bereits zu Beginn der Arbeit achten solltest. Ganz zu beginn solltest Du klare Ziele und Anforderungen definieren. Fragen die sich hier unter Anderem stellen sind:

• Was möchtest Du mit dem System erreichen?
• Welche Ziele verfolgen die Arbeiten zur Digitalsierung?
• Welche Funktionen müssen vorhanden sein?
• Welche Funktionen dürfen sein?
• Ziemlich sicher soll die Prozesslandschaft und die darin enthaltenen Prozessflüsse abgebildet werden können. Sollen die damit verbundenen Dokumente auch aufgenommen werden oder sollen diese bleiben wie sie sind?
• Sollen die so aufgenommenen Prozessflüsse nur der Dokumentation für die Mitarbeitenden dienen oder aber gleich auch noch der QM-Software selbst als «Steuerungszentrale» für andere Komponenten der Software? Z.B. Könnte ein Prozess zur Dokumentenlenkung ja gleich auch das Freigabeverfahren der Dokumentenbibliothek steuern.
• Wie wirst Du die Mitarbeitenden in den Change-Prozess mit einbinden? Wie wirst Du sie Schulen?
• Welche Sicherheitsanforderungen bestehen?
• Wie kann im digitalisierten Managementystem schlussendlich die kontinuierliche Verbesserung, respektive der KVP realisiert werden?

Weiter solltest Du Dir schon jetzt zu Beginn der Arbeiten Gedanken dazu machen, wie Du das geeignete Tool zur Digitalisierung auswählen wirst und damit sicherstellst, dass letzlich die Ziele erreicht werden können. 

Analyse der aktuellen Prozesse

Bevor ein Managementsystem digitalisiert wird, sollten die aktuellen Prozesse detailliert analysiert werden, um festzustellen wo Verbesserungen und Automatisierungen überhaupt möglich und sinnvoll sind. Basierend auf diesen Prozessanalysen sollten diejenigen Prozesse identifiziert werden, die durch die Digitalisierung am meisten profitieren können und die am besten geeigneten Kandidaten sind.

Versuche also in den vorhandenen Geschäftsprozessen, aber auch in den Management- und den Unterstützungsprozessen herauszufinden wo Schwachstellen und Engpässe liegen und wie diese Prozesse durch Digitalisierung verbessert werden können.

Oft bietet es sich an, die Digitalisierung eines Managementsystems schrittweise und Themenorientiert anzugehen. Solche Themenfelder können z.B. sein: 

• Audit
• Risikomanagement
• KVP
• Identifikation und Lenkung
• Nachvollziehbarkeit
• Rückverfolgbarkeit
• Ziele, Programme und Massnahmen
• …

Äussere Einflüsse bei der Digitalisierung eines Managementsystems

Wenn das zu digitalisierende Managementsystem zertifiziert ist, musst Du sicherstellen, dass das System weiterhin den Anforderungen der relevanten Standards und Normen entspricht. Stelle sicher, dass das digitalisierte System alle Anforderungen abdeckt und dass alle notwendigen Verfahren und Dokumente entweder mit digitalisiert werden oder in sonstiger Art und Weise verfügbar bleiben. Je nach Anforderungen muss vielleicht sogar nachvollziehbar dokumentiert sein, was wann wie überführt worden ist.

Das Digitalisieren eines ganzen Managementsystems kann viel Zeit in Anspruch nehmen, in welcher das System auditierbar bleiben muss. Meist empfiehlt es sich, im Rahmen der Überlegungen auch mit den Auditoren zusammen zu sitzen und das Vorhaben aus ihrer Sicht zu beleuchten.

Informationssicherheit und Datenschutz

Bei der Digitalisierung von Managementsystemen ist es wichtig, die Informationssicherheit und den Datenschutz zu berücksichtigen. Es sollte aus heutiger Sicht ausreichend sichergestellt sein, dass alle gespeicherten Daten – ob nun personenbezogen oder nicht – im Managementsystem vor unbefugtem Zugriff und vor unbeabsichtigter Veränderung geschützt sind. Dies kann bei der folgenden Auswahl des QM-Tools nur dann ausreichend berücksichtigt werden, wenn geklärt wurde welche Anforderungen an die Informationssicherheit gestellt werden.

Datenmigration

Wenn Du bereits ein Managementsystem hast und dieses nun digitalisieren möchtest, so muss geklärt werden, ob die vorhandenen Daten migriert werden sollen oder nicht. Falls eine Migration erfolgen soll, so muss sichergestellt sein, dass alle erforderlichen Daten korrekt vorliegen und später dann auch in die neue Umgebung übertragen werden können.

Auswahl einer geeigneten Software

Sind die bisher besprochenen Punkte geklärt so solltest Du Dir noch ein paar grundlegende Gedanken zur Software selbst machen. Nebst finanziellen Vorstellungen zur Anschaffung ist es angebracht folgende Punkte zu klären:

• Soll sich die zu beschaffende QM-Software in die vorhandene Infrastruktur integrieren lassen?
• Soll es eine SAAS-Lösung oder eine lokale Installation sein?
• Bestehen Schnittstellen zu anderen Systemen die vorhanden sein müssen?
• Muss die QM-Software Mandantenfähig sein?
• Wie wichtig ist ein zeitnaher Support?
• Müssen Zertifikate vom Hersteller / Betreiber vorhanden sein?
• Wie intuitiv soll die QM-Software sein?
• Muss eine Mehrsprachigkeit vorhanden sein?

Da es QM-Software heute wie Sand am Meer in unterschiedlichsten Ausprägungen, Detaillierungsgraden und zu unterschiedlichsten Kosten gibt, solltest Du Dir ganz klare grundlegende Bedingungen definieren, welche Du beim ersten Betrachten eines Produktes prüfst. Damit die Auswahl nicht zu einer unendlichen Geschichte wird ist es wichtig, dass wenn diese Grundanforderungen nicht erfüllt sind zur Betrachtung des nächsten Produkts gewechselt wird. Verliere dabei nicht die zuvor analysierten Rahmenbedingungen und Anforderungen aus den Augen.

Kann Digitalisierung das Wundermittel sein?

Die Digitalisierung ein nützliches Instrument sein, um Probleme im Managementsystem zu lösen. Allerdings ist es wichtig zu verstehen, dass die Digitalisierung nicht das alleinige Wundermittel für alle Probleme im Unternehmen, respektive im Managementsystem darstellt.

Wie wir gesehn haben kann die digitale Technologie dazu beitragen, Prozesse zu automatisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Kommunikation zu erleichtern. Ein digitales Managementsystem kann eine einheitliche und zentralisierte Plattform bieten, auf der alle relevanten Informationen, Dokumente und Prozesse gespeichert sind. Dadurch können Mitarbeiter schnell und einfach auf benötigte Informationen zugreifen und Entscheidungen treffen. Um dies alles nutzen und um schlussendlich auch einen Nutzen daraus ziehen zu können müssen viele Punkte und Fragestellungen berücksichtigt werden, die sich bei der «klassischen» Umsetzung eines Managementsystems nicht stellen, berücksichtigt werden. Die hierzu nötigen Aufwände können in sich selbst bereits den Nutzen übersteigen.

Es ist also wichtig zu beachten, dass Digitalisierung allein nicht ausreicht, um Probleme im Managementsystem zu lösen. Es bedarf weiterhin einer klaren Strategie und einem sinnvollen Einsatz von Technologie, um echte Verbesserungen zu erzielen. Auch während und nach der Digitalisierung eines Managementsystems bleibt es die Aufgabe des Unternehmens die Prozesse zu definieren und umzusetzen.