Wer ist Backup ONE AG

Backup ONE AG – Sichere Lösungen für Backup, Cyber Protection, Storage und FileSync am starken Datenstandort Schweiz

Backup ONE schreibt über sich:

«Wir sichern und schützen die Daten, die für Sie zählen. Vollautomatisch, verschlüsselt und in der Schweiz.

Backup ONE bietet sichere, flexible und zugleich einfach bedienbare Data Protection-Lösungen für alle Unternehmensgrössen. Alle Daten werden ausschliesslich in hochsicheren Tier-IV/-III Rechenzentren in der Schweiz gelagert. Der Datenstandort Schweiz bietet die optimale Grundlage für unser Angebot und wir setzen uns für dessen Stabilität und weitere Stärkung ein.

Im IT-Infrastrukturmanagement existiert eine Vielzahl von Aufgaben, welche jede für sich nicht viel Zeit in Anspruch nimmt. Oft werden diese Managementaufgaben wegen anderen dringenden  Aufgaben nur selten ausgeführt. Die mangelnde Erfahrung stellt für den Betrieb der Umgebung ein erhöhtes Risiko dar. Diese selten ausgeführten, aber kritischen Tätigkeiten sind eine der Kernkompetenzen von Backup ONE. Diese Tätigkeiten werden für unsere Kundinnen und Kunden in voller Verantwortung und unter Einbindung in die operativen Prozesse durchgeführt.»

Backup ONE ist seit 2022 unternehmensweit ISO 9001-zertifiziert: «Damit garantieren wir unseren Kundinnen und Kunden höchste Qualität und kontinuierliche Verbesserungsmassnahmen, damit wir gemeinsam fit für die Zukunft bleiben.»

Seit dem Jahr 2023 ist Backup ONE zudem auch unternehmensweit ISO 14001-zertifiziert. Die Umweltmanagementnorm ISO 14001 legt weltweit anerkannte Anforderungen an ein Umweltmanagement-System fest und knüpft in Logik und Aufbau in vielen Bereichen an die bestehende ISO 9001-Norm an.

Kurzvorstellung der Projekte

Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001

Oberstes Ziel war nicht nur das ISO 9001 Zertifikat zu erhalten, sondern vor allem auch keinen Papiertiger zu schaffen. Das Managementsystem sollte zum einen der Organisation durch den Charakter eines Nachschlagewerks für die Mitarbeitenden einen klaren Mehrwert schaffen. Zum anderen sollte das System eine effiziente Implementierung eines Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 ermöglichen.

Vorgehensweise

Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 umfasste in der Zusammenarbeit mit uns 6 Workshops. Zwischen diesen – meist 4 bis 6 Wochen auseinander liegenden Terminen – haben die Mitarbeitenden des Unternehmens an den vorgegebenen Themen im Team gearbeitet und so Schritt für Schritt das Managementsystem aufgebaut.

Jeweils vorgängig zu den kommenden Workshops verifizierten wir den aktuellen Arbeitsstand und kommentierten diesen aus unserer Sicht. Diese Rückmeldungen an unsere Kunden wurden jeweils sehr geschätzt, den sie geben dem Unternehmen die Sicherheit, auf dem richtigen Weg zu sein. So konnte im rechten Moment an der richtigen Schraube gedreht und so manch späteren Stolpersteinen aus dem Weg gegangen werden.

Einführung eines Umweltmanagementsystems nach ISO 14001

auf Basis des bestehenden Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001

Die Einführung eines Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 umfasste ähnlich wie die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems 4 Workshops. Zwischen diesen – wiederum meist 4 bis 6 Wochen auseinander liegenden Workshops – haben die Mitarbeitenden an den vorgegebenen Themen gearbeitet.

Da im Fall von Backup ONE die Ausgangslage bekannt war und bereits während der Einführung des QMS gedanklich in Richtung Umweltmanagement gearbeitet wurde, konnten wir uns in dem hier vorliegenden Fall auf vier Workshops beschränken.

Ihr seid seit Februar 2022 nach ISO 9001 und seit Februar 2023 ISO 14001 zertifiziert. Warum diese beiden ISO-Zertifikate und was versprecht ihr euch davon?

Wir sind in den letzten Jahren stark gewachsen, haben die Transition vom Startup zum KMU durchlebt und bereits zwei Unternehmen übernommen und integriert. Höchste Zeit also, ein IMS als effektives Führungsinstrument aufzubauen. Die ISO 9001 Zertifizierung war also quasi das «Abfallprodukt» des Aufbaus unseres IMS.

Die ISO 14001 hingegen war eine Anforderung aufgrund einer gewonnenen Ausschreibung. Als sehr umweltbewusstes Unternehmen liegt uns die Zertifizierung unserer alltäglichen Bemühungen, unseren negativen Umwelteinfluss möglichst gering zu halten, am Herzen.

Was bedeuten die ISO-Zertifizierungen für Backup ONE? Was hat sich verändert?
Die ISO-Zertifizierung per se nichts. Der damit verbundene Aufbau unseres IMS aber sehr wohl. Wir haben unsere Prozesse, die bisher informell gelebt wurden, aufgezeichnet, dokumentiert und im Team diskutiert, ob wir Verbesserungsmöglichkeiten sehen, um bspw. die Effizienz zu erhöhen.
Heute kann ich mit Stolz behaupten, dass wir uns hier ein echtes Asset geschaffen haben, mit dem wir das Unternehmen strukturierter führen und neue Mitarbeiter deutlich schneller einarbeiten können.

Für welche Kunden von Backup ONE sind diese ISO-Zertifizierungen wichtig?
Gerade die ISO 9001 wird mittlerweile in fast allen grösseren Ausschreibungen verlangt und auch ISO 14001 gewinnt zunehmend an Bedeutung.

Was waren die grössten Herausforderungen auf dem Weg zur erfolgreichen ISO-Zertifizierung? Bei ISO 9001 / bei ISO 14001?

Das Bereitstellen der internen Ressourcen. Der interne Aufwand darf nicht unterschätzt werden und muss für ein Unternehmen auch tragbar sein.

Wie lief die Zertifizierung bei Euch?
Sehr angenehm. Wir wussten beim ersten Audit nicht genau, was uns erwartet. Unsere beiden SQS-Auditoren konnten uns während des Audits einige Tipps und gute Ratschläge geben, wie wir unser IMS noch weiter verbessern können.

Wie gross war der Aufwand für ISO 9001 / für ISO 14001?

Schätzungsweise 600 Stunden interner Aufwand für die ISO 9001 und weitere ca. 300 Stunden für die ISO 14001, da wir hier ja auf dem bestehenden IMS aufbauen konnten. Allerdings haben wir uns, wie bereits gesagt, ein Asset aufgebaut, auf das wir heute nicht mehr verzichten möchten. Das reduziert den Aufwand im Tagesgeschäft und wird die Aufwände in wenigen Jahren mehr als wettgemacht haben.

Was würdet ihr anders machen? Was würdet Ihr anderen Unternehmen mit auf den Weg geben?
Wir würden nichts anders machen. Sowohl die Cloud-Plattform, auf der unser IMS basiert, als auch die Zusammenarbeit mit easysteps consulting kann ich vorbehaltlos weiterempfehlen.

Was könnt Ihr Unternehmen empfehlen, welche sich ebenfalls zertifizieren lassen wollen?

Gerade während der Transition vom Startup zum KMU ist der Aufbau eines IMS, um Struktur ins Unternehmen zu bringen, ein super Werkzeug, um auch beim weiteren Wachstum effizient zu bleiben. Und wenn man den Aufwand zum Aufbau eines IMS sowieso hat, warum dann nicht gleich ISO 9001 konform?

Konkret: Warum mit easysteps consulting

Aufgrund einer Empfehlung.

Wie hat euch easysteps consulting dabei unterstützt? Was war der konkrete Nutzen?

easysteps consulting, insbesondere Mark Schilt, hat uns während den Workshops die Grundlagen der Normen näher gebracht und uns Schritt für Schritt auf unserem auf unserem Weg zum Ziel begleitet. Mark agierte dabei häufig als Sparring-Partner, der unsere Arbeit kritisch beobachtete und mit seiner Aussensicht die richtigen Fragen stellte.

Würdet Ihr wieder mit easysteps consulting zusammenarbeiten?

Auf jeden Fall und werden wir mit der ISO 27001 in naher Zukunft auch.

Backup ONE ist ISO 9001 und ISO 14001 zertifiziert. Wie geht es weiter? ISO 27001?

Genau, die ISO 27001 ist unser nächstes Ziel. Dafür liegt aber noch etwas Arbeit vor uns 🙂

Fazit zu den Projekten aus Sicht easysteps consulting

Einmal mehr hat sich für uns als beratendes Unternehmen gezeigt, dass die ISO 9001 zu Qualitätsmanagement als die eine Grundlage zur Umsetzung von ISO-Normen zu Managementsystemen anzusehen ist.

Die beiden beschriebenen Projekte zeigen, dass die Einführung von Managementsystemen nach ISO 9001 und ISO 14001 gut unterteilt und geplant werden können. Beide Systeme haben unterschiedliche Schwerpunkte und Zielsetzungen, dennoch gibt es Überschneidungen die es zu nutzen gilt. So können Synergien geschaffen und Aufwände minimiert werden: Sei dies im Aufbau, dem späteren Betrieb und der Aufrechterhaltung oder aber auch zur Auditierung.

Das vorhandene Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 kann definitiv als Ausgangspunkt für die Einführung des Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 genutzt werden. Durch die Einführung der High-Level-Structure (HLS) der ISO, welche für alle Managementsystemnormen gilt, können Unternehmen heute ihre Managementsysteme einfacher integrieren und harmonisieren. Die von den Normen beschriebenen Systeme sind in Ihrer Struktur und Terminologie aneinander angeglichen, was die Anwendung erleichtert und den Überblick verbessert.

Insgesamt sind Managementsysteme nach ISO 9001 und ISO 14001 wichtige Werkzeuge für Unternehmen, um ihre Prozesse zu strukturieren und zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Kundenzufriedenheit sowie Umweltleistung zu verbessern.

Wer nicht nur von der ISO-Norm spricht, sondern sich auch zur Umsetzung und Anwendung derselben in seinem eigenen Managementsystem intensiv Gedanken macht, dem kann dies helfen die im Unternehmen gesetzten Ziele zu erreichen.