Starke Managementsysteme sind Systeme die sich im Sturm bewähren

Wie kann ich feststellen, ob mein Managementsystem in der Flaute dümpelt oder hart am Wind segelt?

Ein deutlicher Indikator für ein Managementsystem in der Flaute ist, wenn die Prozesse nicht nach der effektiv gelebten Arbeitsweise dokumentiert sind. Wenn also dokumentiertes nicht mit dem effektiv Implementierten übereinstimmt.

Dies bedeutet, die Abläufe und Verantwortlichkeiten sind zwar auf dem Papier klar definiert, werden aber solala gelebt. Mitarbeiter fühlen sich dadurch unsicher, und haben Schwierigkeiten, ihre Aufgaben ordnungsgemäß auszuführen. Dies wird zu Verzögerungen, Fehlern und ineffizienten Arbeitsabläufen führen. Unweigerlich!

Eine unzureichende, nicht konsequente Implementierung der Prozesse führt zu Inkonsistenzen und Missverständnissen. Mitarbeitende werden nicht ausreichend geschult und nur unvollständig in Verfahren eingebunden, da niemand das Undokumentierte, nur Gelebte wirklich fassen und vermitteln kann.

Liegt es an einem mangelhaften kontinuierlichen Verbesserungsprozess?

Dass ein Managementsystem in der Flaute ist, liegt meist nicht an einem Mangel an Überwachung und auch nicht an einem nicht ausreichenden kontinuierlichen Verbesserungsprozesses oder gar an dessen komplettem Fehlen.

Nein!

Hauptgrund für ein Managementsystem in der Flaute ist meist eine geringe Beteiligung der Mitarbeitenden. Wenn die Mitarbeitende nicht ausreichend in die Entscheidungsfindung oder Prozessgestaltung einbezogen werden, so führt dies zu einer verringerten Motivation und fehlendem Engagement. Da kann noch soviel Energie und Aufwand in die Modernisierung des Systems oder in die Migration in eine andere Form investiert werden. Wenn die Mitarbeiter nicht an Board sind, wird es schwierig.

Der wichtigste Treiber eines Managementsystems

Die Konsequent aus dem Mangel an Beteiligung der Mitarbeitenden zeigt sich spätestens dann, wenn der Systembeauftragte deutlich überlastet ist und zudem noch alle mit dem Finger auf ihn zeigen. Am Rande sei hier noch erwähnt, dass dies meist durch die verantwortlichen die Führungspersonen der Fall sein wird.

Da das grundsätzliche Engagement der Mitarbeitenden fehlt, können sie die Relevanz des Managementsystems nicht erkennen, sie sind nicht ausreichend motiviert das System zu unterstützen und aktiv daran mitzuwirken. Hier müssen Wege gefunden werden, um das Bewusstsein für das System zu fördern und die Wichtigkeit zu unterstreichen, so dass das Feuer neu entfacht werden kann.

Die Mitarbeitenden sind die Decksmannschaft des Segelschiffs das zurück auf seinen Kurs «hart am Wind» geführt werden soll. Sie sind es die zum Erfolg des Managementsystems verhelfen können. Ihre Erfahrungen und Kenntnisse sollten unbedingt genutzt werden, um das System kontinuierlich zu verbessern und innovative Lösungen zu finden. 

Warum gelebte Prozesse einschlafen

Ein häufiges Problem bei einem Managementsystem in der Flaute ist, dass dieses nicht mehr regelmässig aktualisiert wird. Nicht nur Normen und Vorschriften ändern sich im Laufe der Zeit, sondern auch das Unternehmen selbst verändert sich.

Das Managementsystem muss gerade bei solch internen Veränderungen entsprechend angepasst werden, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Dies ist aber meist eine schiere Unmöglichkeit für Systembeauftragte, wenn die entsprechenden Informationen und Anpassungsanforderungen nicht zu ihnen gelangen. Die Herausforderung besteht somit vor allem darin, dass die Kommunikation im Zusammenhang mit dem Managementsystem nicht unzureichend wird und nicht langsam einschläft, da alles zur Routine wird.

Managementsysteme sind Team-Arbeit

Es könnten noch viele solcher Punkte und Herausforderungen aufgezählt werden. Unter dem Strich laufen deren Ursachen nach genauerem Betrachten immer auf einen Punkt hinaus: Es findet kein offener Dialog mehr statt, weder über das System, noch zu seinen Eigenschaften und schn gar nicht mehr über die Auswirkungen auf das Unternehmen. Es fehlt an Rahmenbedingungen und Möglichkeiten innerhalb der Organisation, bei der sich die an den Prozessen beteiligten Stellen austauschen können.

Es muss also eine effektive Kommunikationsmöglichkeit aufgebaut werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen, Erwartungen und Anforderungen besprochen werden können. Dies immer unter der Berücksichtigung, dass die Mitarbeitenden eine einfach zu erreichende Möglichkeit haben, ihr Feedback und ihre Ideen einzubringen.

Am Einfachsten und effizientesten gelingt dies, wenn den betroffenen Stellen ein Gefäss bereitgestellt, innerhalb dessen sie sich regelmässig treffen und im Team an den jeweils aktuellen Themen des Managementsystems arbeiten können.

Effiziente Managementsysteme benötigen eine schlagkräftige Prozesssteuerung. Diese Steuerung, auch als Prozessmanagement bezeichnet, ist Team-Arbeit!

Fazit: Schlagkräftige Managementsysteme benötigen Team-Arbeit

Ein, sich in der Flaute dümpelndes Managementsystem wieder auf Kurs zu bringen, erfordert Engagement, Kommunikation und der Wille, Ressourcen zu mobilisieren. Von allen in der Organisation. So kann das Bewusstsein und die Bedeutung des Systems wieder gestärkt werden. Eine effektive Einbindung der Mitarbeiter, regelmäßige Aktualisierungen und klare Kommunikation kann dazu beitragen, dass das Managementsystem aus der Flaute geführt werden kann und wieder Fahrt aufnimmt.

Ein erfolgreiches Managementsystem soll nicht nur auf dem Papier existieren, sondern aktiv in den betrieblichen Alltag integriert werden. Nur so kann das Unternehmen seine Ziele erreichen, und nachhaltige Verfahren und Techniken umsetzen.

Es ist genau so wie beim Segeln: um hart am Wind segeln zu können und dabei nicht zu kentern, benötigt es Team-Arbeit. Jeder muss sich blind auf den anderen verlassen können. Vor allem der Skip muss wissen, dass die Mannschaft auf seine Kommandos so reagiert wie er es erwartet.