Prozessmanagement und was es zu beachten gilt

Was ist ein Prozess im Unternehmen?

Ein Prozess im Unternehmen ist eine definierte Abfolge von Aktivitäten, die darauf abzielt, ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Beispiele für Unternehmensprozesse sind Produktion von Waren, Bearbeitung von Kundenanfragen, Personalbeschaffung oder Rechnungsstellung. Ein Prozess besteht aus verschiedenen Teilschritten, die in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt werden müssen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

 

Warum ist Prozessmanagement wichtig?

Prozessmanagement unterstützt Unternehmen, ihre Prozesse besser zu verstehen, die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen zu erhöhen, Kosten zu senken, Ressourcen zu sparen und die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Indem Prozesse identifiziert, dokumentiert und optimiert werden, können diese schneller und effizienter ausgeführt, Fehlerquellen nennenswert reduziert und somit die Kundenzufriedenheit gesteigert werden.

 

Warum macht man Prozessmanagement?

Unternehmen betreiben Prozessmanagement, um ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern und so die übergeordneten Unternehmensziele effizienter zu erreichen. Durch die Analyse und Optimierung von Prozessen können Abläufe und Vorgänge optimiert, die Produktivität erhöht, Fehler reduziert und wertvolle Ressourcen gespart werden. Unter dem Strich arbeiten Unternehmen mit einem effektiven Prozessmanagement effizienter und wirtschaftlicher. Dies führt zu einer besseren Ausrichtung der Geschäftsprozesse an die Kundenbedürfnisse und der Organisation als Ganzes.

 

Wie funktioniert Prozessmanagement

Prozessmanagement ist im Grunde nichts anderes als ein Prozess, der sich um die Gestaltung der Prozesse im Unternehmen kümmert. In Anlehnung an das PDCA-Prinzip (Plan / Do / Check / Act) kann Prozessmanagement in etwa wie nachfolgend aussehen.

1. Prozessstruktur: Erfasse die Struktur der Prozesse im Unternehmen. Achte dabei darauf, dass alle wichtigen Prozesse im Unternehmen aufgenommen werden. Überlege, welche Prozesse für das Unternehmen am wichtigsten sind und welche Auswirkungen sie auf das Geschäft haben. Zum Beispiel könnte die Produktion, der Vertrieb, der die Kundenservice, Buchhaltung oder das Personalwesen involviert sein. Versuche anschliessend alle aufgelisteten Prozesse in eine Struktur und in eine Abhängigkeit zueinander zu bringen.

2. Dokumentation: Dokumentiere die erfasste Prozessstruktur und erstelle eine visuelle Darstellung, um die Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Prozessen zu verdeutlichen. Modelliere anschliessend die einzelnen Prozesse. Hierfür eignen sich beispielsweise Flussdiagramme oder BPMN-Diagramme.

3. Umsetzung: Wenn eine Prozessstruktur im Unternehmen erfasst worden ist, ist die Umsetzung derselben der nächste wichtige Schritt. Um Prozesse erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle beteiligten Mitarbeitenden die einzelnen Schritte verstehen und in der Lage sind, ihre Aufgaben effektiv auszuführen. Dies erfordert vorgängige Schulungen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse haben, um ihre Aufgaben zu erfüllen.

4. Durchführung: Die Prozesse sind eingeführt und können nun betrieben werden. Dies sollte gemäss entsprechender Prozessdokumentation resp. Prozessvorgabe erfolgen und Hand in Hand mit der nächsten Phase, dem Controlling einhergehen.

5. Controlling: Während des Betriebs resp. der Durchführung eines Prozesses ist es wichtig, dass auch regelmässig überwacht wird, ob die einzelnen Prozessschritte erfolgreich ausgeführt werden konnten. Das Ziel soll dabei nicht sein, dem Mitarbeitenden auf die Finger zu klopfen, die Probleme mit der Durchführung haben, sondern feststellen zu können, ob es Bereiche in den Prozessen gibt, die verbessert werden müssen. Hierbei können auch Daten gesammelt werden, um die Prozesseffizienz zu messen und zu optimieren.

6. Optimierung: Da, wo das Controlling im laufenden Betrieb eines Prozesses Probleme aufdecken konnte, kann optimierend eingegriffen werden. Am besten und einfachsten, indem für den betroffenen Prozess mit dem hier Beschriebenen Ablauf neu von vorne begonnen wird.

 

Warum Prozessmodellierung?

Prozessmodellierung ist ein wichtiger Aspekt des Prozessmanagements. Dabei wird ein visuelles Modell des Prozesses erstellt, um seine einzelnen Schritte und Beziehungen besser zu verstehen. Dadurch kann man Probleme und Verbesserungspotenziale schneller erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Prozessmodelle dienen auch als Grundlage für die Automatisierung oder Digitalisierung von Prozessen.

Mehr zum Thema Prozessmanagement in unserem Blogbeitrag Prozessmanagement und Organisationsentwicklung einfach erklärt: Was? Wie? Wofür?

Was versteht man unter Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung bezieht sich auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen durch die Identifizierung und Beseitigung von ineffizienten Abläufen und Verfahren. Ziel ist es, den Prozess schneller, kosteneffektiver und fehlerfreier zu gestalten/organisieren. Durch die Optimierung von Prozessen können Unternehmen ihre Produktivität steigern, ihre Kosten senken und die Kundenzufriedenheit verbessern.

Es gibt verschiedene Ansätze, um einen Prozess zu optimieren. Hier einige Möglichkeiten:

1. Prozessanalyse: Identifiziere die Schritte im Prozess und analysiere, welche Schritte die längsten Durchlaufzeiten, die höchsten Kosten oder die meisten Fehler aufweisen. Eine detaillierte Prozessanalyse kann dazu beitragen, Engpässe und Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotenzial aufzudecken.

2. Digitalisierung: Durch Digitalisierung von Prozessen können Durchlaufzeiten verkürzt, die Ressourcen entlastet und vor allem auch Fehler reduziert werden. Wichtig hierbei ist, dass Prozesse nur dann digitalisiert werden sollten, wenn diese wirklich auch gut durchdacht sind. Wird ein fehlerhafter Prozess, ohne nachzudenken digitalisiert, so wird auch der digitalisierte Prozess diese Fehler aufweisen.

3. Standardisierung: Stell sicher, dass der Prozess gut und klar formalisiert ist. Jeder Schritt muss klar definiert sein. Dies erleichtert es dem Anwender die Vorgabe einhalten zu können und ermöglicht es so den Mitarbeitenden, den Prozess schnell und effizient auszuführen.

4. Schulung und Training: Biete Schulungen und Trainings an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden den Prozess richtig ausführen und das nötige Wissen haben, um die Standards einhalten zu können.

5. Stetige Verbesserung: Früher war einer der grössten Punkte in der ISO-Norm zu Qualitätsmanagement das Thema zur kontinuierlichen Verbesserung oder gar dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Heute brauchen wir keine komplexen Abläufe mehr, um solch einen Prozess umzusetzen. Viel wichtiger ist, dass eine Kultur der stetigen Verbesserung im Unternehmen herrscht. Wenn es für alle Beteiligten Normal ist, dass Engpässe und Schwachstellen identifiziert und bekannt gemacht werden, so können diese auch rasch behoben werden.

6. Teamarbeit: Alle an Prozessen beteiligte Mitarbeitenden arbeiten grundsätzlich eng zusammen. Gib ihnen den Raum, sich im Team zu versammeln, um gemeinsam Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen vorzuschlagen. Ein von einem solchen Team betriebener Prozess wird fast automatisch effizienter und effektiver.