Was Digitalisierung für Dein Managementsystem bedeuten kann

Gründe für die Ditigalisierung

Einer der wichtigsten Gründe, wieso Unternehmen den Wunsch nach Digitalisierung äussern, ist wohl die Steigerung der Effizienz und der Produktivität. Es ist unbestritten, Automatisierung und digitale Technologien können dazu beitragen Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Herausforderungen bei der Digitalisierung

Es gibt Herausforderungen im Zusammenhang mit der Einführung der Digitalisierung. Den meisten Unternehmen ist klar, dass sie sicherstellen müssen, dass ihre Mitarbeiter die erforderlichen Fähigkeiten haben, um mit den neuen Technologien umzugehen. Dass sie ihre Systeme und Daten gegen Cyberangriffe schützen müssen und dass Datenschutzrichtlinien einzuhalten sind. Gerne ausgeblendet wird aber die Tatsache, dass es immer noch die Organisation ist und auch bleiben wird, die festlegen muss, wie die zu digitalisierenden Prozesse und die entsprechende Datenbasis dazu auszusehen hat.

Die uns heute zur Verfügung stehende Technologie selbst kann uns helfen, zu automatisieren und zu verarbeiten. Aber letztendlich müssen wir und unsere Organisation, selbst definieren was, wie und womit digitalisiert werden soll:

• Ein Prozess der mühsam zu betreiben ist und nur Probleme verursacht, der wird nicht einfach über Nacht besser, nur weil er zur Digitalisierung in einer Software abgebildet wurde.
• Teams in denen bisher nach dem Motto «Toll ein anderer Machts » gearbeitet wurde, werden nach der Einführung einer Kollaborationssoftware kaum einfach so von selbst zu einer eingeschworenen Gemeinschaft.
• Eine auf falschen, unvollständigen und veralteten Daten beruhende Auswertung wird nicht zu einer alleserklärenden Wunderanalyse werden, nur weil deren Erstellung und Auswertung automatisch erfolgt.

Kurz und frei Schnauze bedeutet dies: Wird ein  💩- Prozess digitalisiert, hat man danach einen digitalen 💩-Prozess…

Woran liegt das?

Viele Unternehmen legen los und erhoffen sich, ein Tool zu finden, welches die Probleme durch dessen Einführung einfach so lösen wird. Leider ist das weit gefehlt. Organisatorische und prozessuale Probleme werden eher schlimmer, wenn zur Symptombekämpfung versucht wird «Hals über Kopf» eine Software einzuführen.

Die Digitalisierung kann viele Vorteile bieten. Sie hat das Potenzial die Effizienz, Produktivität und Qualität im Unternehmen zu verbessern, bringt aber auch eine ganze Reihe von vielleicht ungeahnten Herausforderungen mit sich:

• Die Digitalisierung erfordert oft nicht unerhebliche Investitionen in Technologie und Infrastruktur.
• Der Aufwand zur vorgängigen Optimierung der Prozesse und zur Bereinigung der Datenbasis darf nicht unterschätzt werden. Oft steckt der Teufel im Detail so dass die effektiven Aufwände durch den effektiv benötigten Einsatz schnell übertroffen werden können. Für kleine Unternehmen oder Unternehmen mit begrenztem Budget können beide Punkte schnell eine Herausforderung darstellen.
• Die Einführung digitaler Technologien erfordert oft eine ausführliche Schulung der Mitarbeitenden, um sicher zu stellen, dass sie die neuen Systeme und Prozesse dann auch effektiv nutzen können.
• Die Digitalisierung wird fast sicher zu neuen Herausforderungen im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit führen. Insbesondere wenn es um die Speicherung und Verarbeitung von sensiblen Daten geht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die notwendigen Schutzmaßnahmen implementieren, um die Vertraulichkeit und Integrität von Daten zu gewährleisten. Der Aufwand diese Themen zu lösen kann gut und gerne den erhofften Produktionsgewinn der eigentlichen Digitalisierung übersteigen.

Fazit

Es ist bei aller Euphorie also wichtig, dass die Digitalisierung kein Wundermittel ist. Es muss sorgfältig abgewogen werden, welche digitalen Technologien für die jeweils spezifischen Bedürfnisse am besten geeignet sind. Weiter muss sichergestellt werden, dass die notwendigen Schritte unternommen werden, um die Herausforderungen zu bewältigen die mit der Einführung von digitalen Systemen und Prozessen einhergehen können:

Im ersten Schritt sollte falls nötig im zu digitalisierenden Bereich das Prozessmanagement und die Organisationsentwicklung angegangen werden. 

Wenn die Prozesse scheinbar klar und die Organisation gut strukturiert erscheint kann die Migration & Modernisierung vorbereitet werden.

Erst dann wenn eine gute Datenbasis vorhanden ist, sollte mit der Digitalisierung begonnen werden.