Die Mehrschwanz-Schildkröte und Managementsysteme

Die Mehrschwanz-Schildkröte und Managementsysteme

Die Mehrschwanz-Schildkröte und Managementsysteme

 

Ein Managementsystem ist ein Werkzeug. Es ist das Instrument in Ihrer Organisation welches der erfolgreichen Umsetzung der Unternehmenszielen dienen soll. Sie fragen sich vermutlich nun gerade: „Was ist eine Mehrschwanz-Schildkröte und was soll ein Managementsystem überhaupt mit einer Schildkröte zu tun haben“? Lassen Sie mich in das Thema einsteigen.

Betrachten wir einmal:

Was ist ein Managementsystem

Ein Managementsystem ist ein Instrument zur erfolgreichen Umsetzung von Unternehmenszielen. Dazu gehört die Planung betrieblicher Abläufe, deren Durchführung gemäss entsprechender Planung, die Erfolgskontrolle und nötige Korrektur, falls das gewünschte Ergebnis nicht erreicht wird. So in etwa gibt es zumindest die ISO 9001 zum Qualitätsmangementsystem vor.

Es geht also um ein Instrument. Um ein Werkzeug, welches der Organisation vorgibt mit welchen Mechanismen sie ihre Ziele erreicht. Anders ausgedrückt, wie die Organisation ihren Input in Output umwandelt und welche Ziele sie dabei verfolgt. Dieses Instrument lässt sich in weitere Teilinstrumente aufteilen, in die Prozesslandschaft und in die einzelnen Prozesse.

Nun aber zurück zu Ihrer Frage: „Was soll ein Managementsystem mit einer Schildkröte zu tun haben“?

„Die Schildkröte“ oder „Die Turtle-Methode“

Die Schildkröte als Tier kennen Sie vermutlich. Sei es aus dem Zoo oder weil Sie eine als Haustier halten. Eventuell haben Sie ja eine in der freien Wildbahn entdeckt? Wenn Sie öfters mit Managementsystemen und somit mit Prozessen zu tun haben, kennen Sie vermutlich auch eine weitere Schildkrötenart. Jedenfalls werden Ihnen die Fragestellungen der Turtle-Methode bekannt sein.

Ein einzelner Prozess in einem Managementsystem soll in sich immer klären: „wer, wie, wofür, womit, was macht“. Dies um von „einem Input zu einem Output“ zu kommen. Mit der Turtle-Methode kann dies sehr gut grafisch und anschaulich dargestellt werden.

 

Nach meiner Meinung gilt die Turtle-Methode nicht nur für einzelne Prozesse. Sie kann genauso gut auch auf das gesamte Managementsystem angewandt werden. Um ein Werkzeug zu haben, welches die Erreichung von Zielen sicherstellt muss insbesondere auch auf der obersten Ebene der Organisation definiert und beschrieben werden „wer, wie, wofür, womit, was macht, um vom Input zum Output zu gelangen“. Nennen wir diese Schildkröte einmal den Top-Level Turtle.

Schildkrötenansammlung

Wie viele solcher Top-Level Turtles kennen Sie, respektive wie viele davon finden Sie in Ihrem Unternehmen? Auch wenn Sie der Meinung sind, dass nur ein System besteht, denken Sie doch einmal darüber nach! Es kann sehr gut sein, dass Sie weitere Schildkröten mit folgenden Namen finden:

  • Qualitätsmanagement
  • Umweltmanagement
  • Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit oder Arbeitssicherheit
  • Informationssicherheit

Mit diesen 4 sind die bekanntesten Managementsysteme der ISO Normen (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001) abgedeckt. Ich vermute stark, Sie finden noch mehr Tiere in Ihrem Unternehmen die zumindest mit der Schildkröte verwandt sind oder ihr sehr stark gleichen. Bei genauem Betrachten finden Sie vielleicht den einen oder anderen Mitreisenden:

  • Datenschutz
  • internes Kontrollsystem
  • Risikomanagement
  • Notfallmanagement
  • Business Continuity Management (BCM)
  • Social Corporate Responsibility (CSR)

Vieles andere ist für mich zudem denkbar. Eventuell haben Sie Kundenanforderungen oder Kundenspezifikationen die bei genauerer Betrachtung einen ganzen, einen Teil eines Turtles oder ein mitreisendes Erdmännchen darstellen.

Fällt Ihnen an all den Bildern der vorhergehenden Abschnitte etwas auf? Mehrere Schildkröten, verschiedene Farben, verschiedene Grössen, mal Tierfotografien, mal eine Grafik, verschiedene Alter. Eigentlich aber immer Ein und dasselbe:

Ein Kopf, vier Beine, ein Schwanz und ein Panzer. Etwas für den Input, jeweils für das Was, Wie, Wofür und Womit und ein Schwanz für den Output. Sogar das mitreisende Erdmännchen hat einen Kopf, vier Beine, einen Schwanz und macht aus Input einen Output. Lediglich der Panzer fehlt, dafür ist aber interessanter Weise ein Fell vorhanden…

Die Mehrfachschwanz-Schildkröte

Wäre es aus Sicht der Managementsysteme nicht toll, wenn sich eine Schildkröte erfinden lassen würde, die immer gleich funktioniert, aber verschiedenen Output erzeugt und somit mehrere Schwänze hat? In der Tierwelt ist bis heute keine solche Mehrschwanz-Schildkröte bekannt. Im Bereich der Managementsysteme nach den ISO-Normen gibt es sie jedoch!

Wenn Sie sich bislang noch nicht mit der High-Level-Struktur der Normen und den sich daraus ableitenden Vorteilen auseinander gesetzt haben sollten, so empfehle ich Ihnen dies so bald wie möglich tun! All die Schildkröten und die Mitreisenden lassen sich zu einer einzigen Mehrfachschwanz-Schildkröte mutieren. Nur sprechen Sie dann bitte nicht von einem Fabelwesen welches von einem Autor eines Artikels auf LinkedIn erfunden wurde sondern bitte von einem „integrierten Managementsystem“.

Warum Sie Ihre eigene Mehrfachschwanz-Schildkröte haben sollten

Stellen Sie sich einfach einmal vor: Nicht nur dass nur noch ein Tier gefüttert werden muss. Nein gleich auch noch nur einen Panzer den es zu pflegen gilt. Für all den unterschiedlichen Output läuft zudem alles gleich, fast automatisch geht es für jeden Output in ein und dieselbe Richtung. Wenn der richtige Mitreisende da ist, ist zudem noch ein Fell vorhanden der dem integrierten Managementsystem in nicht so warmen Zeiten den Panzer wärmt und den Organismus fit hält.

 

Entdecken Sie gerade die Möglichkeiten und Fähigkeiten einer Mehrfachschwanz-Schildkröte? Haben Sie Fragen oder Anregungen dazu? Kommen Sie ganz unverbindlich auf uns zu!

Haben Sie Fragen oder Anregungen zum Thema?

    Weitere interessante Artikel

    Sicheres Home Office? Aber sicher!

    Sicheres Home Office? Aber sicher!

    Lange hat die Wirtschaft in die physikalische und logische Sicherheit Ihrer Standorte, sowie in die Prozesssicherheit der jeweiligen Unternehmen...

    Die Mehrschwanz-Schildkröte und Managementsysteme

    Sicheres Home Office? Aber sicher!

    Sicheres Home Office? Aber sicher!

    Lange hat die Wirtschaft in die physikalische und logische Sicherheit Ihrer Standorte, sowie in die Prozesssicherheit der jeweiligen Unternehmen investiert. Immer öfter wurde von grösseren Unternehmen aufgrund eines entsprechenden Bedarfs diese Massnahmen auch im Bereich des mobilen Arbeitens für einzelne Stellen oder einzelne Arbeitsplätze umgesetzt.

    Seit im Frühjahr 2020 weltweit Empfehlungen oder Weisungen an die Wirtschaft ausgesprochen wurden, ihre Mitarbeiter im Home Office arbeiten zu lassen, sprechen nun alle begeistert vom Home Office. Manchen Orts wird offen darüber diskutiert, das Home Office ganz oder zumindest teilweise zum Standard zu erklären.

    Damit die gemachten guten Erfahrungen beibehalten werden können und nicht zu schlechten Erfahrungen werden, muss dabei aber bei der Standardisierung des Home Office einiges bedacht werden. Denn nicht alles was sich auf den ersten Blick kurzfristig bewährt hat, muss dies ohne Weiteres auch längerfristig tun.

    Falls Sie sich aktuell vor die Frage gestellt sehen, ob Ihr Unternehmen grundsätzlich die Möglichkeit des Home Office einführen sollte, so empfehlen wir Ihnen ein umfassendes konzeptionelles Vorgehen. Um langfristig das Thema Home Office auf eine sichere Art und Weise erfolgreich umsetzen zu können, sind dabei mindestens die folgenden Aspekte zu betrachten und aufeinander abzustimmen. 

    • Prozesse / Prozesssicherheit

    Sie haben sich entschieden das Thema Home Office anzugehen. Es sollte nun nicht nur darüber gesprochen werden Home Office grundsätzlich zu ermöglichen, es sollte in einem ersten Schritt betrachtet werden bei welchen Prozessen dies überhaupt möglich ist. Daraus lassen sich dann in weiteren Schritten die entsprechenden Massnahmen zur sicheren Ausprägung ableiten. 

    • Gesetzliche / vertragliche Verpflichtungen

    Für jeden Prozess, der aus betrieblicher Sicht in das Home Office ausgelagert werden kann, sollte eine Prüfung durchgeführt werden, ob dieser allenfalls gesetzlichen Vorgaben unterliegt, oder ob aufgrund vertraglicher Verpflichtungen anderweitige Anforderungen bestehen. Insbesondere sollte geprüft werden, ob einer der identifizierten Prozesse datenschutzrelevante Informationen verarbeitet. Sollte es sich dabei allenfalls um kritische Daten handeln, muss vor weiteren Schritten in Richtung Home Office geprüft werden, ob die nötigen Massnahmen zum Schutz dieser Daten in privaten Räumlichkeiten sichergestellt werden können. 

    • Technische und organisatorische Massnahmen

    Sind die Prozesse definiert, die im Home Office betrieben werden können, die rechtlichen und vertraglichen Gegebenheiten sind auch geklärt, so gilt es nun in einem nächsten Schritt zu definieren, welche technischen und organisatorischen Massnahmen getroffen werden müssen, um diese Prozesse im Home Office entsprechend den Anforderungen betreiben zu können. Falls vorhanden, kann respektive muss hier auch das firmeninterne Informationssicherheitskonzept beigezogen und wo nötig, ergänzt werden. Nebst vielen anderen Punkten ist sicherlich zu klären wie der Zugang zum Firmennetzwerk gestaltet werden kann. Dürfen nebst den privaten Räumlichkeiten auch anderweitige private Mittel der Mitarbeiter eingesetzt werden? Reicht die infrastrukturelle Sicherheit der privaten Wohnung aus? Wie kann die Sicherheit der privaten Geräte und Netzwerke genügend sichergestellt werden? 

    • Verbindliche Regelungen

    Basierend auf den konzeptionellen Gedanken aus den zuvor aufgeführten Punkten, sollte Sie jeder Mitarbeiter, der im Home Office arbeiten darf oder soll, verbindlich auf die Einhaltung von klaren, schriftlich verfassten Regelungen verpflichten. Wo ein Managementsystem vorhanden ist, auf dessen Einhaltung die Mitarbeiter verpflichtet sind, können diese Regelungen im Sinne des integrierten Managementsystems durchaus innerhalb des Systems erfolgen, aber auch in Form von auf den jeweiligen Mitarbeiter bezogenen Vereinbarungen.

     

    Befinden Sie sich auf dem Weg das zukünftige Home Office Ihrer Mitarbeiter auszuarbeiten und zu definieren? Wünschen Sie Beratung, tatkräftige Unterstützung bei der Umsetzung oder einen neutralen Blick auf Ihr Vorhaben?

    Im Rahmen unserer verschiedenen Angebote werden wir sicher das auf Sie zugeschnittene Angebot finden, um Sie in einfachen Schritten zu Ihrem Ziel begleiten zu dürfen.

    Haben Sie Fragen oder Anregungen zum Thema?

      Weitere interessante Artikel

      Sicheres Home Office? Aber sicher!

      Sicheres Home Office? Aber sicher!

      Lange hat die Wirtschaft in die physikalische und logische Sicherheit Ihrer Standorte, sowie in die Prozesssicherheit der jeweiligen Unternehmen...

      Die Mehrschwanz-Schildkröte und Managementsysteme

      Mit der High-Level Structure (HLS) zur vereinfachten Integration

      Mit der High-Level Structure (HLS) zur vereinfachten Integration

      Mit der High Level Structure (HLS) erhielten die für Managementsysteme relevanten Normen durch die ISO eine einheitliche Grundstruktur. Das heisst, dass die Normen zu:

      folgende grundlegende Gliederung erhalten haben:

      1. Einleitung
      2. Anwendungsbereich
      3. Normative Verweise
      4. Begriffe
      5. Kontext der Organisation
      6. Führung
      7. Planung
      8. Unterstützung
      9. Betrieb
      10. Bewertung der Leistung
      11. Verbesserung

      Mit der Einführung dieser Gliederung fand auch weitestgehend eine Vereinheitlichung der Begriffe und Definitionen statt. Nach unserer Meinung führt dies nicht nur zu einem besseren Verständnis, sondern auch zu einer deutlichen Steigerung der Kompatibilität unter den entsprechenden Normen. Dies wiederum erlaubt die unterschiedlichen Managementsysteme zu einem einzigen integrierten Managementsystem zusammenzulegen.

      Dies sollte aber auch nach der Einführung der vereinheitlichten Struktur und Begrifflichkeiten weder voreilig noch ungeplant stattfinden.

      Die Chancen einer Integration liegen auf der Hand: Prozessoptimierung und Vereinheitlichung von Abläufen führen zu einer Vermeidung von Redundanzen und somit zu einer Reduktion der Ressourcenbelastung. Die entsprechenden Risiken dürfen aber nicht ausser Acht gelassen werden.

      Das allfällige Vereinheitlichen und Zusammenlegen von Prozessen führt dazu, dass an anderer Stelle die Komplexität, und somit die Anforderung an die jeweilige Ressource steigt. Falls nötig muss an den jeweiligen Orten durch entsprechende Massnahmen eingegriffen werden und allenfalls der Eine oder andere Prozess neu geschaffen werden. Trotz allem: die Chancen, die sich aus der HLS in Bezug auf ein integriertes Managementsystem ergeben, sollten wahrgenommen werden. Letzten Endes rechnet sich ein integriertes und harmonisiertes Managementsystem auf jeden Fall!

      Haben Sie evaluiert wo sich aufgrund der HLS in Ihrem Managementsystem Potential zur Optimierung zeigt? Können Sie Verbesserungsmassnahmen zur Integration identifizieren und kennen Sie die sich daraus ergebenden Risiken?

       

      Wünschen Sie Beratung, tatkräftige Unterstützung bei der Umsetzung oder einen neutralen Blick auf Ihr Vorhaben?

      Im Rahmen unserer verschiedenen Angebote werden wir sicher das auf Sie zugeschnittene Angebot finden, um Sie in einfachen Schritten zu Ihrem Ziel begleiten zu dürfen.

      Haben Sie Fragen oder Anregungen zum Thema?

        Weitere interessante Artikel

        Sicheres Home Office? Aber sicher!

        Sicheres Home Office? Aber sicher!

        Lange hat die Wirtschaft in die physikalische und logische Sicherheit Ihrer Standorte, sowie in die Prozesssicherheit der jeweiligen Unternehmen...